Para isso é importante entender o conceito de hierarquia dessas tarefas. Quando se fala em metodologias ágeis, normalmente, a maneira de organizar o que precisa ser feito de forma hierárquica é dividindo o objeto em: epics e stories (também chamadas de user stories).

Epics, como o nome diz, se traduz como épicos. Na literatura ou no cinema, os épicos são grandes histórias que narram feitos heroicos. Nesse caso, um épico é uma grande tarefa que pode ser dividida em várias outras ações menores, chamadas stories.

As stories, então, são como capítulos escritos pelo usuário (aquele que realiza a ação) que compõem o épico, que é a grande história. As stories também podem ser divididas em subtarefas. Deste modo, a hierarquia se forma assim:

• Épico     
• Stories
• Subtarefas

Por exemplo, imagine que uma empresa vá realizar uma campanha de Natal. A campanha é o épico e para realizá-la é preciso definir as stories, que podem ser: criar o material de merchandising, criar e veicular a comunicação no rádio, fazer a negociação dos promocionais e conseguir espaço em loja, entre outras.

Todas elas podem ser desdobradas em subtarefas. Conseguir espaço em loja, por exemplo, se subdivide em: negociar na loja A, negociar na loja B, na C e assim por diante. A partir daí cada uma dessas tarefas pode ser medida. Quantas pessoas são necessárias, quanto tempo leva e todas as informações necessárias para avaliar a complexidade da ação.

A medida usada para medir a complexidade de uma subtarefa ou mesmo das stories é o story point. Ele é uma unidade grandeza para dizer o quão complexa é uma ação. Esse cálculo é possível com a graduação das tarefas: realizar a ação A vale X pontos; a ação B, 2X; a ação C, 3X e assim por diante. No final, então, para realizar a tarefa todo são XX story points.  

Por que isso é importante? Porque sabendo quantos story points sua equipe pode entregar é possível prever quanto tempo uma tarefa vai levar para ser concluída ou ainda se uma demanda pode ou não ser entregue.

Então, um calendário promocional pode ser organizado com grandes épicos e estes divididos em stories e subtarefas, de modo que fique claro o que precisa ser feito. Um grande problema atual é o fato de que muitas vezes as pessoas não sabem o que precisa ser feito.

Com esse planejamento feito com antecedência, as 52 semanas do ano podem ser previstas, com os épicos principais. Nem sempre é preciso descrever as subtarefas, isso pode ser feito pela equipe que vai realizá-las. O importante é ter essa visão geral para poder utilizar as metodologias ágeis com o máximo de eficiência.